Статьи и публикации

23-12-2022

Основные принципы работы с документами

Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: оптимальность, оперативность, прямоточность, выделение документопотоков и единообразие их обработки, управляемость (целенаправленное регулирование).



06-12-2022

Новый Порядок обучения мерам пожарной безопасности

Как следует из пояснительной записки к обновленному проекту приказа МЧС России, основное изменение процесса обучения мерам пожарной безопасности заключается в том, что лица с целью исполнения ими обязанностей, связанных с обеспечением пожарной безопасности на объекте надзора, вместо обучения по программам пожарно-технического минимума с отрывом от производства получают дополнительное профессиональное образование в соответствии с законодательством Российской Федерации об образовании посредством повышения квалификации или профессиональной переподготовки.



14-04-2022

Что такое документооборот?

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Документооборот, или работа с документами, подразумевает все движения документов на предприятии: от создания или получения до отправки и исполнения.



08-04-2022

Программы обучения по охране труда

Правила содержат общее требование для всех программ обучения требованиям ОТ Они должны учитывать специфику вида деятельности организации, трудовые функции работников и содержать темы, соответствующие условиям труда работников. 



22-03-2022

Организация работы с документами делопроизводство

Предприятие — сложный механизм, который требует контроля над каждым его сектором. Ведение делопроизводства является важной частью управления организацией. Без этой процедуры на предприятии возникнет неразбериха, хаос, невозможно будет найти нужные документы, предоставить их в контролирующие органы, правильно хранить.







Наши ссылки на тему Олимпокс:
olimpoks.ru пожарная безопасность пройти курсы . https://online.olimpoks.ru/ олимп кнгф

Ваш e-mail:


23 декабря - профессиональный День Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору

Правила работы с документами

21-03-2022

Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Как продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенный документ становится трудно. С одной стороны нхорошо, что компания развивается и растёт, но с другой становится вполне очевидно — как правильно и удобно организовать документооборот.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, т.е. система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Делопроизводство – отрасль деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

С делопроизводством в официальных учреждениях проще — там этот процесс регламентируют специальные нормативные акты:

  • Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 № 321/1831-6 принята Инструкция по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
  • Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 05.05.2015 № 46 «О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии» определены правила работы с документами в ЕЭК;
  • Приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства» (вместе с Правилами нотариального делопроизводства, утвержденными решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78) утверждены правила документооборота у нотариусов;
  • Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
  • Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 № 36 утверждена Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде;

Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как провести организацию делопроизводства на определенных предприятиях. Например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода организациях. В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решают собственники. Вернее, разработать делопроизводство с нуля поручают конкретным исполнителям — иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1. По общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляются работниками финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

 

Подробнее о правилах работы с документами читайте на официальном сайте.

 

Теги новости:  правила работы с документами , документооборот , основы делопроизводства 

<< вернуться к списку новостей