Новости Олимпокс
Промышленная безопасность опасных производственных объектов
Промышленная безопасность опасных производственных объектов является независимой и наблюдаемой сферой, которая требует постоянного внимания и контроля. Применение современных технологий, прогрессивных методов и профессиональных знаний — важные составляющие этой области.
Новые правила документооборота 2023
Документооборот 2023: новые требования минтруда и новые правила по работе с документами. Согласно ч.1 ст. 22.2 ТК РФ теперь работодатель принимает решение о ведении электронного документооборота: создавать, подписывать и хранить документы можно в электронном виде, не дублируя в бумажном варианте
Вводный инструктаж охрана труда
Вводный инструктаж по охране труда — обязательный элемент первого рабочего дня. Работодатель должен проводить вводное обучение нового сотрудника по охране труда, пожарной безопасности, ГО и ЧС. Это нормативные требования.
Правила работы с документами
Делопроизводство — это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Как продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенный документ становится трудно. С одной стороны нхорошо, что компания развивается и растёт, но с другой становится вполне очевидно — как правильно и удобно организовать документооборот.
Что такое документооборот?
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Документооборот, или работа с документами, подразумевает все движения документов на предприятии: от создания или получения до отправки и исполнения далее все документы поступают в архив.
Работа с документами включает в себя процесс приемки или создания документа, его регистрации в соответствии с нормами, утвержденными на предприятии. Также документооборот включает в себя контроль как документ исполняется, обработку перед отправкой в архив, создание производственных дел и последующее хранение. Эффективная работа с документами позволит оперативно решать вопросы, которые затрагивают все отделы организации.
Типы документов
Чтобы правильно выстроить работу с документами на предприятии, необходимо знать типологию документов. В соответствии с этим пониманием ответственный за организацию делопроизводства и документоведения на предприятии сможет адаптировать документооборот под нужды и особенности той или иной организации. Правила работы с документами важная часть в докуметаобороте в любой организации.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной: входящие — поступающие в организацию извне. Все, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций; исходящие — отправленные из организации. Все, адресованное другим юридическим лицам и физическим лицам (ответы, письма, решения); внутренние — не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.). Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного. Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении.
Также в журнале можно сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для последующего хранения. Количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Всё зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики. Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений. Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.